O mês de abril não foi somente o prazo para as pessoas físicas acertarem as contas com o Leão, mediante a entrega da declaração do imposto de renda, mas também da maioria das empresas encerrar o exercício social anterior. Isso porque, independentemente do tipo societária – sociedade limitada ou sociedade por ações – o mês de abril representa, para a maioria das empresas, o quarto mês seguinte ao encerramento do exercício social. Dessa forma, nesse mês vence o prazo para as deliberações societárias que garantem a regularidade da pessoa jurídica.
Duas advertências devem ser feitas desde logo: a primeira é que a fixação do exercício social é uma faculdade das pessoas jurídicas, que devem tê-lo definido nos seus atos constitutivos (contrato social ou estatuto social, conforme o tipo societário), desde que respeitado o período de 12 meses. Depois, a coincidência com o ano civil (janeiro a dezembro) é obrigatória para o exercício fiscal, isto é, o prazo para apuração e recolhimento do imposto sobre a renda; no entanto, visando à simplificação, a maioria das empresas estabelece o exercício social conforme o exercício fiscal (ano civil). Daí o quarto mês subsequente ao seu encerramento ser o mês de abril.
Ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social (artigo 1.078 do Código Civil), os sócios devem realizar a sua reunião ordinária, que será assembleia (ordinária) no caso de sociedade por ações ou de sociedade limitada com mais de dez sócios. Nessa reunião ocorrem, necessariamente, duas deliberações: aprovação ou não das contas dos administradores e escolha dos diretores para o próximo período.
Com relação às demonstrações financeiras (contas dos administradores), as informações relacionadas devem ser previamente divulgadas aos interessados. No caso das sociedades por ações, as demonstrações financeiras devem ser publicadas no diário oficial da sua sede e em um jornal de grande circulação. A obrigação de publicação, por força de medida judicial, também se estende às sociedades limitadas de grande porte (noticiada no Valor Econômico, edição de 15 de abril de 2015, em matéria assinada por Laura Ignacio). Por definição legal, sociedade de grande porte é aquela cujo faturamento no ano anterior superou R$ 300 milhões ou cujos ativos totais superam R$ 240 milhões.
Da necessidade de publicação das demonstrações contábeis decorre a exigência de que elas sejam submetidas à auditoria independente. Portanto, as informações financeiras das sociedades por ações e das sociedades limitadas de grande porte devem ser auditadas por profissionais independentes. O cumprimento dessa exigência será verificado na escrituração digital da empresa, haja vista que a Secretaria da Receita Federal do Brasil solicitou a inclusão da informação referente ao auditor independente, quando o caso.
A escrituração digital também é a forma pela qual as sociedades limitadas que não se enquadram no conceito de grande porte cumpram a obrigação de registro das demonstrações contábeis. Tendo em vista que a formalidade das demonstrações contábeis depende do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), administrado pela Receita Federal, o seu registro na Junta Comercial acontece quando do envio da Escrituração Contábil Digital (ECD). Para o cumprimento dessa obrigação legal, o prazo é 30 de junho.
Consequências da regularidade da empresa
As formalidades societárias descritas, especialmente a realização da assembleia (ou reunião) ordinária dos sócios, não devem ser tidas e havidas como mera exigência burocrática. De um lado, o cumprimento dessas formalidades garante a regularidade da pessoa jurídica e, de outro, compartilha a responsabilidade pelos seus números (demonstrações financeiras) com os administradores e os sócios da empresa. Em ambos os casos, os prejuízos podem ser grandes. A empresa que está em situação irregular pode ter sua personalidade jurídica comprometida, o que, no extremo, facilitaria a sua desconsideração e a responsabilização pessoal dos sócios pelas transações realizadas. Além disso, as demonstrações contábeis irregulares podem resultar na sua desconsideração por parte das autoridades fiscais, e, com isso, ter seus tributos determinados pelo arbitramento. O conjunto desses efeitos pode, ainda, causar prejuízo na distribuição dos dividendos, de maneira a garantir a sua isenção tributária, seja para sócios nacionais seja para sócios estrangeiros.
À luz dessas consequências, é mandatório que os administradores e os sócios das empresas, independentemente do tipo societário e do seu porte, estejam preocupados em cumprir as formalidades societárias determinadas pela lei.
Valor Econômico